Cómo gestionar el absentismo en mi empresa

¿Qué se considera absentismo laboral?

El Estatuto de los Trabajadores no proporciona una definición exacta del absentismo laboral. Sin embargo, se considera que es la ausencia de asistencia o el abandono del puesto de trabajo durante las horas laboralales, debido tanto a la doctrina como a lo que se observa en la práctica. En cualquier caso, se violan los compromisos que se derivan del contrato con la compañía.

Esta idea incluye tanto las faltas justificadas como las injustificadas, pero, en el segundo caso, que sean recurrentes y perjudiquen la operación normal de la empresa. Asimismo, abarca modalidades de presentismo improductivo, o sea, estar en el puesto de trabajo, pero no realizar las funciones que corresponden.

Vale mencionar que el Real Decreto Legislativo 2/2015, de Ley del Estatuto de los Trabajadores, regula ausencias como permisos retribuidos, vacaciones o situaciones de suspensión del contrato como incapacidad temporal, maternidad o paternidad. De esta forma, es necesario hacer un análisis concreto para poder calificar la situación como absentismo laboral sancionable.

Causas más frecuentes del absentismo en la empresa

Al hacer el análisis de absentismo laboral, encontramos que las causas de las faltas casi siempre son las mismas: 

• Bajas médicas por enfermedad común o accidente no laboral.
• Problemas de clima laboral, conflictos con mandos intermedios y carga excesiva de trabajo.
• Dificultades de conciliación sobre turnos complejos o jornadas rígidas.
• Desgaste emocional, estrés o síndrome de burnout.
• Ausencias vinculadas a fuga silenciosa de talento, falta de compromiso o desmotivación.

Ahora bien, no todas estas causas tienen la misma respuesta jurídica. La razón es que los artículos 14 y 15 de la Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales, exigen que en algunos casos se refuerce la prevención de riesgos psicosociales y, en otros, permiten que se haga uso legítimo del poder disciplinario o reorganización interna.

¿Cómo medir y analizar el absentismo correctamente?

Antes de adoptar medidas en cada caso, la empresa debe medir el absentismo con rigor, distinguiendo tipos de ausencias y evitando interpretaciones simplistas. En tal sentido, se utilizan algunos indicadores que ayudan a llevar a una conclusión más objetiva: 

• Tasa global de absentismo, es decir, horas de ausencia con horas teóricas de trabajo.
• Tasa de faltas injustificadas.
• Distribución por departamentos, centros, turnos y franjas temporales.

Con el fin de hacer un análisis jurídico seguro, es conveniente tener en cuenta los siguientes aspectos: 

• Saber diferenciar ausencias justificadas de las injustificadas conforme a los artículos 37 y 45 del ET.
• Verificar lo que establece el convenio colectivo sobre el control de asistencia, comunicaciones de ausencias, plazos y régimen sancionador.
• Documentar las ausencias de forma sistemática, con partes internos y comunicaciones por escrito.

Al tener todos estos datos, la dirección podrá valorar si se trata de un problema puntual o estructural o, efectivamente, es un absentismo laboral que requiere medidas organizativas, de prevención, acompañamiento o, en caso extremo, disciplinarias.

Medidas legales para reducir el absentismo laboral

Las medidas para gestionar el absentismo no se limitan a las sanciones. De acuerdo con la normativa aplicable, es importante valerse deherramientas de prevención, flexibilidad y uso de facultades empresariales.

Entre las medidas que la mayoría de las empresas utilizan para resolver el absentismo laboral están: 

• Revisar cargas de trabajo, turnos y organización, haciendo las modificaciones correspondientes, sin vulnerar el artículo 41 ET.
• Implantar políticas de comunicación de ausencias, con obligación de avisar y justificar dichas faltas.
• Aplicar un régimen disciplinario proporcionado frente al absentismo injustificado, amparado en los artículos 54 y 58 ET. 

Toda actuación de la empresa debe respetar los derechos fundamentales de los trabajadores, la negociación colectiva y las garantías frente a decisiones arbitrarias o discriminatorias (artículos 4 y 17 ET).

Control del absentismo: límites legales y protección de datos

Es importante mencionar que controlar el absentismo no significa que la vigilancia no tenga límites. Por ejemplo, de acuerdo al artículo 20, parágrafo ET, se permite que el empresario verifique el estado de enfermedad o accidente alegado por un trabajador que se ha ausentado de su puesto de trabajo. Para eso, se pueden solicitar reconocimientos médicos a cargo de un personal sanitario. 

Ahora bien, dicho control está condicionado por: 

• El derecho a la intimidad y a la protección de datos de salud, conforme al Reglamento (UE) 2016/679 y la Ley Orgánica 3/2018, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales.
• El principio de minimización de datos, que regula el trato de información necesaria para verificar aptitud o existencia de bajas, pero no el diagnóstico concreto. 
• La obligación de informar y establecer bases jurídicas claras para el tratamiento de datos vinculadas al cumplimiento de obligaciones laborales y de Seguridad Social.

A través de sistemas de control de horario o presencias, respaldados por el artículo 34, parágrafo 9 ET, la empresa podrá verificar la información que necesita para identificar el absentismo. Sin embargo, deberá seguir criterios de proporcionalidad, transparencia y respeto a la normativa de protección de datos. 

Absentismo y consecuencias disciplinarias o extinción del contrato

Se debe resaltar que no todos los casos de absentismo laboral conllevan una sanción. No obstante, el ordenamiento jurídico español permite reaccionar ante ausencias injustificadas o comportamientos reiterados que desorganicen el trabajo. En tal sentido, se puede basar en los siguientes artículos del ET para aplicar consecuencias a sus trabajadores que se ausenten sin justificación debida:

• Artículo 54. Las faltas repetidas e injustificadas de asistencia o puntualidad se consideran incumplimiento contractual grave y culpable, por lo que se puede hacer un despido disciplinario, siempre que se respeten las formas y garantías.
• Artículo 58. Se puede sancionar al trabajador, basándose en el principio non bis in idem y la observancia del convenio colectivo sobre graduación de faltas y sanciones.

Empero, antes de recurrir al despido disciplinario por absentismo, es necesario seguir los siguientes pasos: 

• Analizar el historial de ausencias y su justificación.
• Revisar el convenio colectivo aplicable.
• Comunicar por escrito las sanciones previas y advertencias.
• Cuidar los casos en los que pueda existir una discapacidad, enfermedad de larga duración o situaciones protegidas. De esta manera, se evitan riesgos de nulidad por discriminación o vulneración de derechos fundamentales.

Estrategias preventivas y buenas prácticas empresariales

Según nuestra experiencia, hemos comprobado que se logra reducir el absentismo con eficacia cuando se pasa por una visión preventiva y de acompañamiento. Así, siempre recomendamos no recurrir enseguida al régimen disciplinario. 

Algunas prácticas que tienen buenos resultados son: 

• Diseñar un plan interno de gestión del absentismo laboral, estableciendo indicadores claros, protocolos de comunicación y seguimiento personalizado de casos recurrentes.
• Reforzar la escucha interna a través de entrevistas de retorno tras ausencias, detección de problemas de clima y actuación rápida ante conflictos.
• Potenciar medidas de conciliación, flexibilidad horaria o teletrabajo cuando la actividad lo permita.
• Integrar la prevención de riesgos psicosociales en la evaluación de riesgos y en la planificación preventiva.
• Formar a los mandos intermedios en liderazgo saludable, gestión de equipos y actuación frente a ausencias reiteradas.